Het invoeren en door ontwikkelen van (zelfsturende) teams als organisatieconcept

De invoering van teams als organisatieconcept is een ingrijpende verandering  van de manier van organiseren en raakt alle facetten van de organisatie (zie ook: Welke veranderingstrajecten begeleiden wij?). Met een team als organisatiebouwsteen bedoelen we een groep medewerkers die samen verantwoordelijk zijn voor een herkenbaar resultaat. Het team regelt in hoge mate zelfstandig de procesvoortgang en lost de ‘dagelijkse’ problemen zelf op. We kennen dit onder verschillende benamingen, zoals zelforganiserende of zelfsturende teams, resultaatverantwoordelijke teams etc. 

De drie hoofdvragen bij het invoeren van zelfsturende teams

  1. Wat zijn de doelen van de organisatie en daarmee de prestatie-eisen aan de organisatie?
  2. Wat zijn de belangrijkste primaire processen en wat zijn de afhankelijkheden tussen de verschillende processtappen?
  3. Mogelijke scenario’s voor de inrichting van de uitvoeringsstructuur van het proces en afweging van de voor- en nadelen op basis van de organisatiedoelen
  4. De verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden over units, afdelingen, teams en functies (uitvoeringsstructuur en besturingsstructuur)
  5. Wat is de gewenste inrichting van de verbeter- en innovatieprocessen?
  6. De overlegstructuur binnen en tussen de verschillende bouwstenen van de organisatie.
  7. Wat zijn nodige wijzigingen in de systemen van de organisatie (planningssystemen, de financiële systemen, de HR-systemen, informatiesystemen etc.)

Ontwerpprincipes voor teams

  1. De teamtaak is zo compleet mogelijk en kan gekoppeld worden aan een meetbaar resultaat; er is sprake van een afgebakend werkpakket met daarin een hoge samenhang van activiteiten.
  2. De taken van de teamleden zijn onderling afhankelijk, zodat de activiteiten elkaar aanvullen.
  3. De omvang van het team is zodanig dat de teamleden een herkenbare bijdrage leveren aan het teamresultaat, dat er voldoende snel goede beslissingen kunnen worden genomen en dat het niet te kwetsbaar is.
  4. Het team heeft voldoende regelmogelijkheden en bevoegdheden om de teamtaak zo zelfstandig mogelijk te kunnen uitvoeren.
  5. Het team verzorgt zoveel mogelijk zelf de benodigde afstemming binnen het team en met de omgeving.
  6. De leden van het team zijn voor meerdere taken binnen het team inzetbaar, zodat het werk in alle voorkomende situaties doorgang kan vinden.  Interne statusverschillen mogen een flexibele werkverdeling en de interne mobiliteit niet in de weg staan.
  7. Het team beschikt over eigen middelen en informatie en is in de ruimtelijke indeling herkenbaar.
  8. De besturingssystemen moeten aansluiten op zelfstandigheid en resultaatverantwoordelijkheid van het team.
  9. Het beloningssysteem moet aansluiten op teamwork en is zo ingericht, dat het de leden uitdaagt een bijdrage te leveren aan het groepsproces, maar tevens de teamleden individueel prikkelt zich verder te ontwikkelen.